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 校人字〔2011〕37号

第一章  总  则

第一条  为进一步加强学校人事档案管理，提高科学管理水平，及时收集、整理和有效地保护利用人事档案，更好地为学校的教学、科研、临床和党政管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、中组部和国家档案局联合颁发的《干部档案工作条例》、中组部《关于干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》等有关法律法规，结合学校实际，制定本管理办法。

第二条  人事档案是指在人事管理活动中形成的、记载和反映个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩、工作表现以及工作变动的文件材料，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字及其他各种形式的历史记录材料。

第三条  人事档案管理包括人事档案材料的归档范围及要求，人事档案的整理、保管与保护，人事档案的提供和利用，人事档案的转递和人事档案管理人员职责的确定等内容在内的全部人事档案工作。

第四条 人事档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严格管理，确保人事档案齐全、完整、准确与安全，有利于人事档案的利用。

第五条 全校教职工的人事档案由学校人事处档案室集中统一管理。                

第二章 人事档案管理职责

　  第六条  人事档案管理工作人员，必须忠于职守、坚持原则，熟悉业务、掌握政策，认真鉴别、严格把关，保守机密，积极主动、认真负责地履行人事档案管理职责。

第七条 人事档案管理的主要职责：

1.按照干部管理权限，保管应管人员的人事档案，为国家积累档案史料。

2.收集鉴别和整理人事档案材料。

3.分类编目、数据录入，编制检索工具。

4.做好人事档案库房的管理工作。

5.负责办理人事档案的查阅、借用、转递工作。

6.坚持执行保密制度，保证人事档案的完整与安全。

7.积极开展档案保管、利用和保护技术等业务研究，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导。

8.负责调查研究和改进人事档案工作的方式方法，推进人事档案工作的科学化和信息化。

9.办理其他有关事项。

             第三章  人事档案材料的归档范围

第八条 人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映职工自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和人事组织工作的需要，不断充实完善人事档案的内容。

第九条  收集的人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。

第十条  按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》明确的收集范围，认真做好人事档案材料的收集与补充工作。其归档材料的范围如下：

1.履历材料：干部履历表、教职工登记表等属于履历性质的登记表等材料。

2.自传材料：自传和属于自传性质的材料。

3.组织审定、考察、考核、鉴定材料：组织审定、考察、考核、鉴定等工作中形成的干部任免审批表（呈报表）、干部考察材料、援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料、组织鉴定材料；年度（或学年度）考核表等。

4.更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、参加工作时间、出生时间、入党、入团时间等材料：个人申请，组织审批，上级批复以及所依据的证明材料；计算连续工龄审批材料等。

5.学历学位材料：国民教育、成人教育（大中专）、党校学习中形成的学生（学员）登记表、学习成绩表、毕业生登记表、授予学位的材料，博士后研究人员工作期满登记表等；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

6.培训材料：培训时间在2个月以上的理论、专业、技能等培训中所形成的学员登记表、培训结业登记表等材料。

7.职业(任职)资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

8.评(聘)专业技术职称(职务)材料：专业技术职务任职资格呈报表（评审表），聘任专业技术职务审批表等材料。

9.工资、待遇材料：转正定级审批表、各项工资变动审批表、登记表、提职晋级审批表、享受政府特殊津贴的材料；解决各种待遇问题的审批材料。

10.招录、聘用、辞职、辞退、罢免材料：录用、聘用教职工工作中形成的审批表、合同书、协议书，政审考核材料，解聘、辞职、辞退、罢免审批材料等。

11、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料：调动审批材料；授予（晋升）军（警）衔审批表、军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。

12.出国(境)材料：办理出国（境）人员审批表、备案表，在国外、境外表现情况或鉴定材料。

13.各种表彰奖励材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献者、优秀专家、国家科技进步奖、优秀党、团员等的审批（呈报）表、先进事迹材料、通报表扬等材料。

14.审计材料：干部离任审计工作中形成的审计结果报告。

15.涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见，检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、载定书等。

16.党、团组织建设工作中形成的材料：中国共产主义青年团入团志愿书、中国共产党入党志愿书、申请书和转正申请书，考察材料，党员登记表，民主评议党员登记表；取消预备党员资格的材料，退党、自行脱党材料；参加或退出民主党派的材料。

17.政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

18.反映科研学术水平的材料：被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；创造发明、科研成果、著作或译著、有重大影响的论文等目录。

19.党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：代表登记表和委员的简历、政绩材料。

19.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

20.治丧材料：悼词（生平），报道消息、讣告，非正式死亡的调查报告及有关情况、遗书等。

21.其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁载决书（调解书），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报人事处负责人审查批准。

第四章  人事档案归档要求

第十一条  人事档案归档须遵守下列规定：

1.归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，手续完备，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

2.归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，需有组织审查、盖章，规定要同本人见面的材料（如履历表、审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

3.教职工在校工作期间学习所获得的学历、学位相关材料，以及评定专业技术任职资格方面的材料，应是报考前经学校备案或经学校同意送评的方可收录。

4.人事档案材料用纸规格为A4打印纸。档案文件的文字须是印刷或用蓝黑墨水、黑色墨水钢笔、签字笔书写。不准使用圆珠笔、铅笔、红色笔、纯蓝墨水钢笔和复写纸书写。

5.归档材料应是原件，一般不得用复印件，特殊情况的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第十二条  凡需归档的材料，一律由学校人事处档案室负责审定。其他单位和个人均不得任意将不该归档的材料归档。

第十三条  送交的归档材料不齐全或不清楚的，送交材料单位或个人应按规定补齐整理到符合要求后再归档。　　

第十四条  人事档案归档手续和时间：

1.新进教职工，人事处在认真核查其档案后填写《人事档案核查单》，教职工填写《教职工基本信息表》或《干部履历表》。

2.人事档案材料应在材料形成的一个月内，主动送交人事处档案室归档。

3.各单位、部门应主动将平时形成的归档材料及时送交人事处档案室存档，以保证人事档案材料的收集及时、归档完整，便于提供利用。任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

   4.人事处档案室发现有不符合归档要求的材料时，应及时通知其补送或补办材料，归档单位有责任按规定要求时间认真办理。

第五章 人事档案的利用

第十五条  因工作需要（如考察、任免、调动、政治审查、组织处理、确定参加工作时间、入党、出国、职称待遇等）查阅或借用人事档案，须遵守下列规定：

1.外单位派人来校查阅档案，应持有单位组织、人事部门介绍信，注明阅档人姓名、职务、政治面貌及阅档理由，并加盖公章。经人事处领导批准后方可提供查阅。查阅档案的人员必须携带单位保密本或专用笔记本，严格遵守保密制度。不得凭借调查证明介绍信查阅人事档案。

2.校内各单位、部门一般不予查阅人事档案。确因工作需要，经校人事处领导批准后，派两名党员干部或由档案管理员查阅。查阅后，以口头或书面形式提供有关情况。阅档人须是中共党员。未经组织批准，下级人员不得查阅上级人员的档案。

3.人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提供什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。

4.任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的人事档案。

5.查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》给予处罚。

6.查阅和借用人事档案应严格履行登记手续。

7.查阅人员要爱护人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散、错装、漏装档案材料。

8.人事档案应在人事查阅室查阅，原则上不外借。如确因工作需要借出时，应按查阅、借用人事档案的审批手续办理，在严格履行登记手续后，通过组织借出，并按期归还。借用期间不得私自转借他人或由他人归还。如需超期使用，需续办延期手续。档案借出后，如其他单位需要查阅此档案时，档案工作人员可随时向借用人调回档案。人事档案不允许对个人外借。

9.查阅人事档案的单位或个人，不得擅自拍摄、复印档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经人事处领导批准同意，在档案管理员监督下拍摄、复印。

10.查阅人事档案时需要摘抄有关内容的，应经人事处领导批准，对摘抄的内容须经档案管理员审核。摘抄必须使用单位保密本或专用笔记本。

11.凡因个人升学、出国、职称评审等需要从档案中复印材料的，一律由档案管理员代为复制。

12.凡提供利用的人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

第六章 人事档案的计算机管理要求

第十六条  人事档案的计算机管理须遵守下列规定：

1.爱护计算机设备，熟悉其性能，按程序规范操作。

2.充分发挥“人力资源管理系统”的功能，逐步建立完整的人事档案信息数据库，逐步过度到利用该系统完成人事档案查阅、借用、转递、目录及零散材料的管理。

3.以人事档案和人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确完整和收集及时。

4.对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。

5.不得随意使用外来磁盘，确需使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。

6.未经批准不得提供、复制人事信息，无关人员不得查看人事信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。

7.利用人事档案信息对教职工队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。

第七章 人事档案的转递

第十七条 人事档案的转递须遵守以下规定：

　　1.因工作调动或辞职、辞退、自动离职时，人事处档案室应及时将档案转出。档案转出一律通过机要发出或派专人转递，严禁个人携带，不准邮寄。

2.转递档案必须按统一规定的“档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

3.对转出的档案，应索要回执，逾期一个月未见回执者，转出部门应催问查实，防止丢失。

4.离校人员的档案一经寄出，有关单位如再发现缺少归档的单项材料，原则上应由形成该材料的单位、部门负责补办寄发，必要时人事处档案室予以配合。

5.对转出转入的人事档案材料，要严格履行登记手续，注明转出（入）时间、材料、名称、数量、转出（入）原因、转递方式。

第十八条 职工因私出国未归、辞职、退职、自动离职、另就业、开除公职、受刑事处分和劳动教养，其人事档案由人事处人事档案室按相关政策要求，及时将其人事档案转至就业单位人事部门、人才交流服务中心、有关的劳动部门或职介机构保管。

第十九条  学校教职工去世以后，其人事档案在人事处人事档案室单独存放，必要时转至校综合档案馆存放，存放期限为永久。

第八章 附  则

第二十条  本管理办法由人事处档案室负责解释。

第二十一条  本办法未尽事宜，按照国家及中组部有关文件、规定办理。

第二十二条  本管理办法自公布之日起施行。